חברת ניהול או חברת אחזקה?

ניהול נכסים וניהול בתים משותפים

על ההבדלים שבין חברת אחזקה לחברת ניהול בתים משותפים לא אחת, בשלב מתן הצעת מחיר לבניין חדש, אנו, בחברת אדן ניהול בתים משותפים, נתקלים בטעויות בהבנת ההצעות, הנובעות מחוסר אבחנה בהבדל העמוק שבין התנהלות ועד הבית מול חברת אחזקה לעומת ההתנהלות מול חברת ניהול.להבנת ההבדלים בין שתי האפשרויות חשיבות מכרעת. תחילה, על קבלת ההחלטה במינוי חברה שכזו, ולאחר מכן, על התנהלות השוטפת מולה. בשורות הבאות נעמוד יחד על עיקרי השוני בתפיסת העולם של חברות אחזקה מצד אחד, ושל חברות ניהול ועדי בתים מן הצד השני, מתוך תקווה כי הבהרת השונות תקל על הליך קבלת החלטה למעבר ניהול ועד הבית לחברה חיצונית כזו או אחרת.

חשבון הבנק וכספי ועד הבית:

על עיקר ההבדל ניתן ללמוד מדרך תשלומי ועד הבית וניהול חשבון הבנק. בעבודה עם חברת ניהול, כל תשלומי הדיירים מופקדים ישירות לחשבון ועד הבית כרגיל. החשבון נותר בבעלות נציגי הבניין ומתנהל בשקיפות מלאה מולם. כספים מוצאים מן החשבון לספקים השונים ללא כל שינוי, כשחברת הניהול ממלאת תפקיד של זרוע ביצועית בלבד ואינה מרויחה מן השירותים השונים הניתנים לבניין (ניקיון, גינון, תיקוני אינסטלציה חשמל ואחרים). חברת אחזקה לעומת זאת, פותחת חשבון נפרד ומנהלת את הכנסות והוצאות ועד הבית דרכו. כלומר לאחר שכל דיירי הבית העבירו כספם לחברת האחזקה, חברת האחזקה נותנת תמורת התשלום את השירותים השונים כגון ניקיון גינון תחזוקת מעליות וכו'. לדיירים אין מידע על העלויות השונות והרכבן, אלא רק על סל השירותים הניתנים בתמורה לכספם, ומכאן הפגיעה בשקיפות מול דיירי הבית המשותף.

עלויות השירותים הניתנים לבית המשותף :

נסביר נקודה חשובה זו באמצעות דוגמא שתמחיש את הפער שבין שתי תפיסות העולם :

כשוועד הבית משלם עבור ניקיון חודשי, הוועד יודע בדיוק מה שכרו של המנקה שכן הוא מתנהל מולו ישירות ומקבל ממנו חשבוניות מס קבלה כחוק. אין מתווך בין הצדדים ובכל עתיכול ועד הבית לסיים את ההתקשרות עם המנקה/חברת הניקיון, להחליפו, או לשאת ולתת על המחיר. המצב אינו שונה בעבודה עם חברת ניהול. התשלום לחברת הניקיון/המנקה יוצא מחשבון ועד הבית, חברת הניהול אינה צד שמרויח משירותי הניקיון אלא אחראית על הפיקוח והעבודה השוטפת מול המנקה. בשל כך, ועד הבית וחברת הניהול יכולים וצריכים בכל עת לוודא כי התשלום הוגן והתמורה הולמת, וכשאין המצב כך, ניתן לערוך מכרז להחלפת נותן השירותים לבניין (המנקה במקרה זה) בעלות מופחתת תוך חסכון כספי הדיירים.

בחברת אחזקה לעומת זאת המצב שונה לחלוטין.חברת האחזקה היא במספקת את שירותי הניקיון לבניין ומרויחה מכך את חלקה. לא ניתן לדעת מה התשלום עבור הניקיון נטו, ומה חלקה של חברת האחזקה בתשלום עבור הניקיון. חברת האחזקה מהווה מתווך בין המנקה לוועד הבית, תיווך שעלותו מאות שקלים בחודש במקרים שונים.לא ניתן לדרוש הוזלה או מעבר לחברת ניקיון זולה יותר כיון שחברת האחזקה נותנת את מכלול השירותים וניקיון בכלל זה, והמנקה הינו עובד בחברת האחזקה. כאלו הם פני הדברים גם בשירותי הגינון, תיקוני חשמל, אינסטלציה וכו'.

יחסי שותפות אל מול יחסי ספק לקוח :

כיוון שכל נותני השירותים לבניין שייכים לחברת האחזקה וניתנים על ידה, יש ניגוד אינטרסים בין ועד הבית לחברת האחזקה. חברת האחזקה שמקבלת כסף עבור השירות, מעוניינת למקסם את הרווח לעיתים על ידי מחיר גבוה ולעיתים על ידי חומרים או אנשי מקצוע זולים. יתרה מכך, חברת האחזקה תהיה מעוניינת לספק את השירות גם במקרה בו יש איש מקצוע חיצוני שיכול לבצע זאת טוב יותר וזול יותר.

חברת ניהול לעומת זאת מהווה כאמור זרוע ביצועית בלבד. הכספים משולמים על ידי ועד הבית לספק חיצוני וחברת הניהול אחראית על זיהוי התקלה, קריאה לנותן השירות ופיקוח על עבודתו בלבד. כיוון שחברת הניהול אינה מרויחה מהתיקונים השונים (אלא מדמי הניהול הידועים מראש בלבד), אין לה אינטרס או מגבלות בבחירת איש המקצוע, ע"י מכרז להוזלת המחיר ופיקוח על השירות והאחריות.בדרך זו, חברת הניהול נמצאת לצד ועד הבית והדיירים אל מול נותני השירותים השונים ומנטרלת אפשרות לניגוד אינטרסים בין הוועד לחברת הניהול.

הערות, דרישות לשיפורים והחלפת ספקים :

העובדה כי חברות האחזקה הן הנותנות את כל השירותים לבניין ומקבלות תשלום על כך, עלולה לגרום למספר בעיות מהותיות נוספות :הערות הניתנות ע"י ועד הבית או חוסר שביעות רצון משירות זה או אחר מהווה למעשה תלונה כנגד חברת האחזקה המספקת את השירותים. דרישה לביצוע תיקון חוזר ללא עלות למשל, עלולה להביא לחיכוך בין חברת האחזקה לוועד הדיירים. לאורך זמן, עלולים היחסים בין הצדדים להיגרר לאי נעימות מיותרת. בחברת ניהול לעומת זאת, הספק הינו חיצוני ולחברת הניהול אין מניעים מלבד לעמוד לצד הוועד אל מול הספק בדרישתו זו.

דרישות לשיפורים תחזוקתיים או דקורטיביים עלולים להידחות ע"י חברת האחזקה בתואנה של מחסור כספי או בקשה בניגוד להסכמים. זאת בגלל שלוועד אין יתרות כספים ומעקב על ההוצאות השונות. כיוון שחברת האחזקה כבר קיבלה את התמורה, אין לה אינטרס לבצע פעולות נוספות.בחברת ניהול מאידך, כל הכספים והעודפים נמצאים בחשבון הוועד. לוועד זכות בלעדית להחליט על השימוש בכספים הנ"ל וכיוון שהכספים מוצאים מחשבון הוועד, אין סיבה להתנגדות מצד חברת הניהול.

במצב של חוסר שביעות רצון מחברת הגינון (לדוגמא) ובקשה להחלפתה באחרת, חברת האחזקה עלולה להתנגד שכן הגנו הינו עובד שלה והיא המספקת את השירות הלכה למעשה. חברת ניהול מן הצד השני, תירתם למשימה ללא קושי או התנגדות שכן אין לה חלק ברווחי הגינון, ומכאן שאין לה סיבה שלא לערוך מכרז לחברות גינון חדשות במחיר מופחת או איכות גבוהה יותר.

לסיכום, חברות אחזקת מבנים מהוות פתרון טוב בכל הנוגע למגדלי יוקרה ומשרדים, שם נמדדת בעיקר איכות העבודה. במקרים אחרים כגון בנייני מגורים קטנים, בינוניים ואף רבי קומות, בהם מעבר לטיב שירותים חשובים גם השקיפות התקציבית, הוזלת השירותים, היחסים הבין אישיים, השליטה והשותפות בניהול והאפשרות להשתמש במגוון רחב ככל הניתן של אנשי מקצוע, במקרים כגון אלו, דומני כי היתרון בעבודה עם חברת ניהול מובהק וברור.